Reuss Private Holding AG

Hinweisgebersystem

Internes Hinweisgebersystem

Sehr geehrte Nutzerin, sehr geehrter Nutzer,

für die Reuss Private Holding AG und ihre angeschlossenen (nachfolgend „Reuss” oder „Konzern”) hat die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Regelungen höchste Priorität. Wohlverhalten ist ein Pfeiler unseres Selbstverständnisses. Mithilfe des konzernweiten „Internen Hinweisgebersystems” kann jegliches Fehlverhalten und insbesondere inkriminierte Sachverhalte einfach, unkompliziert und schnell an die verantwortliche Stelle gemeldet werden.

Helfen Sie daher mit und schützen mit Ihren Informationen die Integrität der Reuss. Konkrete Hinweise sind wichtig und können dazu beitragen, Fehlverhalten aufzudecken, Missstände zu beseitigen und Schäden für alle Beteiligten zu verhindern. Denn nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schäden von unseren Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie uns selbst als Unternehmen abwenden. Fehlverhalten sollte daher möglichst frühzeitig erkannt werden. Wir danken Ihnen für die Mitwirkung, die Integrität der Reuss-Gruppe zu bewahren.

Was kann über das „Interne Hinweisgebersystem” gemeldet werden?
Über das „Interne Hinweisgebersystem” kann jegliches Fehlverhalten, welches unmittelbar oder mittelbar die Reuss betrifft, gemeldet werden. Hierbei ist es unerheblich, ob sich das Fehlverhalten aus dem Konzern heraus ereignet oder von außen gegen den Konzern. So kann bspw. das Fehlverhalten von Mitarbeitern des Konzerns ebenso gemeldet werden, wie Fehlverhalten von Dritten zu Lasten der Reuss.

Insbesondere kann das System zur Meldung von folgenden Sachverhalten genutzt werden:

Verstöße gegen strafrechtliche Normen und generell jegliches strafrechtlich erhebliche Verhalten
Verstöße gegen aufsichtsrechtliche und/oder behördliche Vorgaben

Können auch Kundenbeschwerden im Kontext der Dienstleistungserbringung gemeldet werden?
Bitte beachten Sie, dass unser „Internes Hinweisgebersystem” nicht für Kundenbeschwerden hinsichtlich der Dienstleistungserbringung genutzt werden kann. Sollten Sie diesbezüglich unzufrieden sein, steht Ihnen das Beschwerdemanagement Ihres jeweiligen Geschäftspartners unter der Reuss Private Holding AG gerne zur Verfügung. Kontaktinformationen zur Beschwerdestelle finden Sie in Ihren Allgemeinen Kundeninformationen.

Wie können Sachverhalte gemeldet werden?
Ihren Hinweis können Sie innerhalb weniger Minuten über das nachfolgende Kontaktformular erteilen. Auf diesem Weg gelangt Ihre Meldung ohne Umwege zur verantwortlichen Stelle, die alle Meldungen selbstverständlich absolut vertraulich behandelt. Seien Sie versichert, dass Ihnen aus einer abgegebenen Meldung keine Nachteile entstehen. Wir versichern Ihnen, jeden gemeldeten Hinweis ernst zu nehmen, diesem nachzugehen und einer gewissenhaften Prüfung zu unterziehen. Für den Fall, dass Sie sich persönlich an die verantwortliche Stelle wenden möchten, finden Sie die Kontaktdaten an der rechten Seite. Bitte beachten Sie, dass die Vertraulichkeit bei einer direkten Kontaktaufnahme über die dort angegebenen Kontaktdaten unter Umständen nicht im selben Maße wie bei einer Kontaktaufnahme über das Kontaktformular gewahrt werden kann.

Was bzw. Wer ist die verantwortliche Stelle?
Die verantwortliche Stelle für die Entgegennahme und Bearbeitung der eingehenden Hinweise ist die Compliance-Abteilung des Konzerns. Die Meldungen erreichen direkt und ausschließlich den Compliance-Beauftragten und seinen Stellvertreter. Andere Personen, als die vorgenannten, können auf die eingehenden Meldungen nicht zugreifen.

Achtung
Sollte Ihre Meldung Fehlverhalten betreffend die Compliance-Abteilung beinhalten, bitte wir Sie, sich direkt postalisch an den Vorstand der Reuss Private Holding AG zu wenden.

Vorstand der Reuss Private Holding AG
Streng vertraulich!
Steinstraße 33
D-50374 Erftstadt

Erfolgen meine Meldungen anonym?
Gerne können Sie sich dafür entscheiden, Ihre Kontaktdaten für eine Rücksprache zu hinterlassen. Nutzen Sie hierfür die Felder unter „Persönliche Daten”.

Seien Sie versichert, dass Ihre Kontaktdaten in höchstem Maße vertraulich behandelt werden. Sollten Sie eine anonyme Meldung bevorzugen, ist die Abgabe des Hinweises auch ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten möglich.

Bitte beachten Sie, dass im Falle von anonym abgegebenen Meldungen eine weitere Kommunikation mit Ihnen nicht möglich ist. Nachfragen an Sie können nicht gestellt werden, auch ist es nicht möglich Ihnen eine Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen zu geben. Allerdings ist es möglich, sich eine neue E-Mailadresse bei einem der kostenfreien Anbieter einzurichten, der keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulässt (bspw. anonymer12345@gmail.com).

Die Übermittlung Ihrer IP Adresse lässt sich bei Abgabe einer Meldung leider nicht verhindern. Seien Sie jedoch versichert, dass lediglich die verantwortliche Stelle auf alle Daten zugreifen könnte.
Für den Fall, dass Sie hiermit nicht einverstanden sind, müssen wir Sie darauf verweisen, entweder eigene weitere Schutzmaßnahmen zu ergreifen oder Sie darum bitten, auf den Postweg zurückzugreifen.

Bekomme ich eine Rückmeldung auf meine Meldung?
Nach erfolgreicher Übermittlung Ihres Hinweises über das Kontaktformular erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Mit der Angabe Ihrer Kontaktdaten eröffnen Sie uns die Möglichkeit, Sie bei etwa erforderlichen Rückfragen zu kontaktieren. Über das Ergebnis der Prüfung und die getroffenen Maßnahmen werden Sie informiert, sofern keine gesetzlichen Hindernisse oder Verbote (bspw. laufende Ermittlungsverfahren) diese Auskünfte untersagen. Bitte beachten Sie, dass diese Kommunikation ohne Angabe Ihrer Kontaktdaten leider nicht möglich ist. Beachten Sie hierzu unseren Hinweis unter „Erfolgen meine Meldungen anonym?”

Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Ihre Kontaktdaten werden mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach Abgabe des Hinweises gelöscht, sofern nicht gesetzliche Regelungen eine darüber hinausgehende Speicherung erforderlich machen.

Ihre Reuss Private Holding AG

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